Вовед во финансиски извештаи

На самиот почеток истакнавме дека сметководството претставува евидентирање на економските трансакции на еден деловен субјект или институција и изработка на финансиски извештаи. Првиот дел од оваа дефиниција всушност го определува книговодството, а вториот подготовката на финансиските извештаи. Многумина сметаат дека првиот дел, односно книговодството, е многу поедноставно од подготовката на извештаите. И многу лица коишто работат сметководство не се чувствуваат сигурни за самостојна изработка на финансиските извештаи односно т.н. завршни сметки. Мислам дека ова произлегува од софтверското водење на сметководство, каде што контирањето се врши во позадина, а лицето коешто работи нема познавање на кои сметки книжи. Бидејќи, доколку вие знаете како да ги евидентирате сметководствените настани на адекватен начин, нема причина зошто да не знаете да ги изработите основните финансиски извештаи. Традиционално постојат два основни финансиски извештаи: билансот на состојба и билансот на успех. Во овој дел ќе се обидам да ја објаснам суштината на финансиските извештаи, а подетално нивната изработка ќе ја разгледуваме откако ќе ја совладаме книговодствената евиденција во Дневникот на книжење, бидејќи како што видовме во претходниот дел, извештаите произлегуваат од состојбата на сметките од Главната книга, а сметките од Главната книга произлегуваат од евиденцијата во Дневникот на книжење.

Напомена: Додека ги поминувате содржините за основните финансиски извештаи, моја препорака е пред вас да имате реален финансиски извештај од некоја фирма. Финансиски извештаи за компаниите котирани на Македонската берза може да симнете од web-страницата на Берзата http://www.mse.mk/. Споредувајќи го текстот со објаснувања со визуелниот приказ на извештајот, ќе ви овозможи полесно и подобро да го совладате материјалот.

 

Биланс на успех

Замислете дека сте донеле одлука да почнете сопствен бизнис. Сте решиле да се занимавате со трговија и да продавате моторно масло. Притоа не планирате да развиете сопствена продажна мрежа, туку сте со намера да вршите директна достава на маслото до вашите купувачи. Што ви е потребно да го почнете овој бизнис, покрај склучениот договор со добавувачот од каде ќе го набавувате маслото и купувачи на кои ќе го продавате? Ви треба простор каде ќе го складирате маслото, некој вид на магацин кој може да биде ваш или да го изнајмувате под кирија. Ви треба возило со кое ќе го дистрибуирате маслото до купувачите или пак може да користите услуги за дистрибуција од некое друго претпријатие. Технички, верувале или не, тоа е горе-доле се што ви треба, но за да имате поголеми шанси за водење на успешен бизнис, неопходно е да имате барем основни познавања за сметководство.

Како сопственик на мал бизнис сте решиле водењето на сметководство да го доделите на надворешен сметководител, кој ќе ги евидентира вашите деловни документи и ќе ви изработува финансиски извештаи. Но, професионалниот сметководител би требало да ви ја објасни суштината на основните финансиски извештаи, а вие како претприемач и манаџер на бизнис мора да се потрудите да ја разберете. Зошто од финансиските извештаи може да се согледаат и проблемите на претпријатието и можностите за развој.

Значи, вашиот сметководител би требало од самиот почеток да ви објасни дека билансот на успех ја одразува профитабилноста на вашето работење. Тој од една страна ги бележи приходите од работењето, а од друга страна расходите за одреден временски интервал. Временскиот интервал може да биде месец, семестар или пак година. Основните приходи од вашиот бизнис би биле приходите од продажба на моторно масло. Ако се сеќавате, во делот каде што зборувавме за книговодството, кажавме дека евиденциите во Дневникот на книжење се вршат врз основа на определени документи. Во случајов евиденцијата на вашите приходи ќе се врши врз основа на документот фактура. Купувачот автосервис Зоко ви побарал 20 литри моторно масло и вие сте му ги испорачиле на 25 јануари. За таа продажба изготвувате фактура со датум 25 јануари, која му ја доставувате на Зоко. Вашиот сметководител евидентира приход од таа продажба со датум 25 јануари. Но, со Зоко, како подобар купувач, сте договориле рок на плаќање од 10 дена. Тоа значи дека парите од продажбата би легнале на вашата банкарска сметка на 4 февруари, но ако изработувате месечни биланси на успех, приходите од продажба би влегле во јануарскиот биланс на успех. Тоа е основен сметководствен принцип врз основа на кој приходите се евидентираат во моментот кога настанала продажбата, а не во моментот кога настанала наплатата.

Овој принцип важи и за расходите, односно трошоците. Дента кога сте му испорачале масло на Зоко, ви стигнала пратка од 100 литра моторно масло од производителот, кој е ваш добавувач. Додека како продавач вие му изготвивте фактура на Зоко, како купувач вие добивате фактура од вашиот добавувач. Фактурите коишто вие ги изготвувате и ги давате на купувачите се викаат излезни фактури, зошто излегуваат од вашето претпријатие, а фактурите кои ги добивате од добавувачите се викаат влезни фактури, бидејќи влегуваат во вашето претпријатие. Во Дневникот на книжење треба да се евидентираат и влезните и излезните фактури, влезните при набавка, излезните при продажба. Набавените 100 литри моторно масло, за кои сте добиле фактура, за вас претставуваат трошок, кој се книжи со датумот на издавање на фактурата, односно реализацијата на продажба, а не со датумот кога сте му платиле на вашиот добавувач. Бидејќи договорениот рокот на плаќање со вашиот главен добавувач изнесува 15 дена, готовината за настанатиот трошок на 25 јануари, ќе биде исплатена на 9 февруари.

Да се вратиме на билансот на успех како преглед на приходите и расходите. Вашиот бизнис би се базирал на приходите од продажба на моторно масло, како основна приходна ставка од билансот на успех. Како основна расходна ставка на билансот на успех би биле трошоците за набавка на маслото. Разликите во продажната и набавната цена е разликата која вие ја заработувате, но тоа не е добивката на вашиот бизнис. За да ја добиеме реалната добивка од разликата меѓу приходите од продажба на маслото и трошоците за набавка на маслото треба да ги одземеме и останатите трошоци. Кои би ни биле останатите трошоци. Магацинот сме го земале под наем, па треба да плаќаме кирија. Транспортното средство сме го купуле на кредит, па треба да плаќаме рата и камата. За го возиме транспортното средство мора да му ставиме гориво. Доколку немаме други вработени треба да си исплатиме плата и придонеси за плата. Сметководителот ќе ни достави фактура за неговите услуги и секако ќе излезат и некои други пропратни трошоци. Кога ќе ги одземеме сите овие трошоци од разликата на приходите и трошоците од основната дејност ќе утврдиме дали работиме профитабилно т.е. дали остваруваме добивка или пак остваруваме загуба во работењето.

Но, секогаш, и кога правите пресметки во вашата глава, за да не настанат заблуди и погрешна перцепција за нештата приходите и расходите сметајте ги во моментот на нивното настанување, а не во моментот на предизвикување на парична промена.

Едноставно кажано, билансот на успех го прикажува финансискиот резултат од вашето работење како разлика меѓу приходите и расходите.

Биланс на состојба

Билансот на состојба е вториот основен финансиски извештај, кој дава преглед на финансиската состојба на определен деловен субјект во даден момент.

Финансиската состојба на деловниот субјект е детерминирана од две работи: средствата со кои субјектот располага и обврските кои субјектот треба да ги подмири.

Билансот на состојба има две страни: актива, која ги прикажува средствата, и пасива, која ги прикажува обврските и капиталот.

Но, да се вратиме на нашиот пример и да се обидеме да му ги објасниме на новиот претприемач поимот и суштината на билансот на состојба.

Новиот бизнис е започнат и на трговецот со моторно масло не би требало да му биде тешко да одговори на прашањето: Со што располага?

Одговорот би ја вклучил количината на моторно масло кое се наоѓа во магацинот на залиха, паричните средства кои се наоѓаат на сметка во банката и транспортното средство. Сите овие средства се евидентираат во билансот на состојба на претпријатието.

Дали магацинот ќе влезе во билансот на состојба?

Одговорот е не бидејќи магацинот не е во сопственост на претпријатието, тој е само земен под закуп и за неговото користење претпријатието плаќа кирија.

Се она со кое располагате во одреден момент влегува во билансот на состојба. Опремата во вашата канцеларија, ситниот инвентар, земјиштето во сопственост на претпријатието и сл.

Но, активата на билансот на состојба не ги прикажува само реалните материјални средства, туку вклучува и побарувања.

Трговецот со масло во горенаведениот пример можеби нема да се сети да ги спомене, во склопот на средствата, побарувањата од купувачите. Да се потсетиме дека побарувањата од купувачите се неплатениот дел за веќе испорачани производи или извршени услуги. Кога нешто продаваме во моментот на продажба го евидентираме како приход и како побарување од оној на кој сме му продале. Кога купувачот ни платил го бришеме побарувањето од него, односно го претвараме во Парични средства. Но, и од моментот на настанување на побарувањето до моментот на негова трансформација во парични средства, побарувањата претставуваат средства со кои располага претпријатието и тие се евидентираат во билансот на состојба.

Важно е да знаеме дека средствата во билансот на состојба се евидентираат по нивната набавна вредност односно по трошокот за нивната набавка.

Да претпоставиме дека трговецот со масло имаше купено земјиште за изградба на магацин по одредена цена и дека за неколку години атрактивноста на локацијата се зголемила и цената на земјиштото значително пораснала. Во билансот на состојба на претпријатието вредноста на земјиштето нема да се промени. Промената на пазарните цени не влијае врз вредноста на средствата во билансот на состојба.

Но, кога станува збор за материјални средства, кои реално со текот на времето се трошат и губат од својата вредност, постои сметководствено усогласување на нивната вредност преку трошокот за амортизација. Рокот на траење и плановите на амортизација на одредени видови постојани средства се пропишани од законодавните или регулаторни органи. За амортизацијата во детали ќе зборуваме подоцна, но тука би сакала да го објасниме само принципот на амортизација и неговиот ефект врз средствата во билансот на состојба со едноставен пример.

Трговецот со моторни масла набави транспортно средство за потребите на својот бизнис. Доколку транспортното средство било набавено за 100.000 парични единици, првата година неговата вредност во билансот на состојба би изнесувала токму 100.000 парични единици. Но, принципот на амортизација вели дека транспортното средство за 5 години нема да има никаква вредност, односно дека секоја година вредноста на транспортното средство треба да се намалува со амортизациони отписи за 20.000 парични единици. На крај на петтата година тоа транспортното средство нема да постои во билансот на состојба, иако трговецот реално го поседува и може да го размени на пазарот за определен паричен износ.

Заклучокот од погоре кажаното е дека активата од билансот на состојба ги прикажува средствата со кои располага претпријатито по нивната набавна вредност корегирана со амортизационите отписи, а не по нивната тековната пазарна вредност. Билансот на состојба покажува колку претпријатието книговодствено вреди.  Пазарната вредност на претпријатието е предмет на дополнителна проценка.

Спротивната страна на билансот на состојба, која се јавува како противтежа на активата, е пасивата. Пасивата претставува збир меѓу обврските и капиталот.

Обрските го претставуваат она што претпријатието го должи.

Што би одговорил трговецот со моторно масло на прашањето: Што должи?

• И должи на банката по основ на земениот кредит за набавка на транспортното средство;
• Должи исплата на плата, којашто ја пресметал за претходниот месец;
• Им должи на добавувачите по основ на набавеното моторно масло ….

Сите овие ставки се обврски на претпријатието: Обврски кон банка, кон вработени, кон добавувачи… И сите влегуваат во билансот на состојба.

Основната равенка со која се претставува билансот на состојба е следната:

Средства = Обврски + Капитал

Поаѓајки од оваа равенка ќе го дефинираме капиталот и начинот на пресметка на неговата вредност.

Капиталот претставува разлика меѓу средствата и обврските на еден деловен субјект.

Доколку станува збор за акционерско друштво, тогаш зборуваме за акционерски капитал, другите правни форми, како друштвата со ограничена одговорност (ДОО) и друштвата со ограничена одговорност на едно лице (ДООЕЛ) располагаат со т.н. сопствен капитал.

И сопствениот и акционерскиот капитал се добива како разлика меѓу средствата и обврските на претпријатието, што значи дека станува збор за книговодствена вредност на оваа билансна ставка.

 

Евиденција на страната должи или на страната побарува?

Веќе спомнавме дека секое конто од Дневникот на книжење треба да се прикаже на т-сметка, а т-сметката има две страни, позитивна и негативна, односно должи и побарува. Рековме и дека секој сметководствен став има позитивна и негативна страна, но дека не можеме да го сметаме книжењето на позитивната страна на едно конто како просто зголемување на состојбата на едно конто или книжењето на негативната страна како просто намалување на состојбата. Сега, кога веќе ги знаеме основните карактеристики на основните финансиски извештаи – билансот на состојба и билансот на успех, може да ги научиме и правилата на книжење од аспект на книговодствената страна (должи, побарува) на која се евидентираат промените на одредени сметки. Познавањето на овие правила ќе ви овозможи подобро разбирање на сметководството и поедноставно совладување на неговите содржини.

Да се потсетиме: Билансот на состојба е составен од две страни: актива и пасива. Активата ги претставува средствата, а пасивата обврските и капиталот. Поаѓајќи од структурата на билансот на состојба, сметките се делат на активни и пасивни. Средствата се активни сметки, а обврските и капиталот се пасивни сметки. Првите правила за евиденција на промените на сметките се:

1. Зголемувањето на активните сметки се книжи на нивната позитивна страна (на страната должи), а нивното намалување се книжи на негативната страна (на страната побарува);
2. Зголемувањето на пасивните сметки се книжи на нивната негативна страна (на страната побарува), а нивното намалување се книжи на позитивната страна (на страната должи);

Првото правило е едноставно и одговара на простата логика. Ако купиме транспортно средство, ќе ја зголемиме сметката Транспорни средства, ако примиме пари од наплата од купувачите, ќе ја зголемиме сметката Парични средства, ако исплатиме плати, ќе ја намалиме сметката Парични средства итн. Мислам дека ова правило е многу едноставно за разбирање и кога ќе треба да евидентирате некоја трансакција би било добро да се придржувате до следната постапка:

• Прво, поставете си го прашањето дали таа трансакцијата предизвикува промена на некое средство од билансот на состојба?
• Доколку одговорот е да, ќе си го поставите прашањето дали трансакцијата ја зголемува или намалува состојбата на средството?
• Ако состојбата на средството се зголемува, промената ќе ја евидентирате на позитивната страна, односно на страната должи. Ако состојбата на средството се намалува, промената ќе ја евидентирате на негативната страна, односно на страната побарува.
• Друга инволвирана сметка книжете ја на спротивната страна.

Оваа постапка ќе ја прикажеме на следниот пример:

На 16 март исплатена е рата од кредит на деловна банка во вредност од 60.000 денари.

• Дали трансакцијата предизвикува промена на некое средство од билансот на состојба? – Одговорот е да, настануваат промени во паричните средства, бидејќи е извршена парична исплата.
• Дали трансакцијата ја зголемува или намалува состојбата на средството? – Трансакцијата ја намалува состојбата на средството (паричните средства), бидејќи станува збор за исплата.
• Состојбата на средството се намалува, па ќе извршиме книжење на негативната страна, односно на страната побарува на сметката Парични средства.
• Другата инволвирана сметка е Обврски по основ на кредити од деловни банки, која ќе ја книжеме ја на спротивната, позитивна страна (на страната побарува).

Во Дневникот на книжење оваа трансакција ќе биде евидентирана на следниот начин:

Датум	Реден бр.	Назив на конто	+	–
16.03.2016	1	Обврски по одобрени кредити	60.000
		Парични средства		60.000

Со иплатата на ратата од кредитот, нашите обврски кон банката се намалиле, а бидејќи обврските се пасивно конто, нивното намалување е евидентирано на позитивната страна (страната побарува), како што предвидува правилото број 2.

Третото и четвртото правило за евиденција на промените на сметките произлегуваат од поделбата на сметките на приходни и расходни во склопот на билансот на успех и гласат:

3. Приходните сметки секогаш се книжат на нивната негативна страна (на страната побарува);

4. Расходните сметки (трошковни сметки) секогаш се книжат на нивната позитивна страна (на страната должи).

Третото и четвртото правило ни укажуваат на тоа дека во сметководството не може да се зборува за намалување или зголемување на контата приходи или расходи, туку само за евиденција на приходите и расходите. Приходите се евидентираат на негативната страна (на страната побарува), а расходите на позитивна страна (на странатата должи). Така да ако знаеме дека со одредена трансакција е остварен приход, нема што да размислуваме, го евидентираме на негативната страна. Ако знаеме дека е остварен расход, односно трошок го евидентираме на позитивната страна.

На пример извршена е следната трансакција: На 16.03 потрошени се материјали за производство во вредност од 20.000 денари.

Треба да евидентираме трошоци за материјали. Станува збор за трошок (расход), па мора да го евидентираме на позитивната страна (на страната должи). Другото инволвирано конто ќе го прокнижиме на негативната страна (на страната побарува). Во случајов, тоа е контото Залиха на материјали, кое се намалува, а бидејќи е активно конто (залихата на материјали е средство со кое претпријатието располага) нормално е дека неговото намалување ќе се евидентира на негативната страна (на страната побарува).

Во Дневникот на книжење оваа трансакција ќе биде евидентирана на следниот начин:

Датум	Реден бр.	Назив на конто	+	–
16.03.2016	1	Трошоци за материјали	30.000
		Залиха на материјали		30.000

Кога зборувавме за т-сметките кажавме дека салдото на одредена сметка се добива како разлика меѓу збировите на позитивната страна (страната должи) и негативната страна (страната побарува). Поаѓајќи од тоа, некои сметки може да имаат и негативно салдо. А поаѓајќи од горенаведените четири правила, во однос на салдата на сметките, може да ги изведеме следните четири принципи:

1. Салдото на активните сметки (средствата) е секогаш позитивно;
2. Салдото на пасивните сметки (обврските и капиталот) е секогаш негативно;
3. Салдото на приходните сметки е секогаш негативнo;
4. Салдото на расходните сметки е секогаш позитивно.

Откога ќе ги префрлите книжењата од Дневникот на т-сметки во Главната книга и ќе ги пресметате салдата на сметките, доколку тие не одговараат на четириве принципи, сте направиле некоја грешка во книговодствената евиденција, која треба да ја пронајдете и корегирате.