Вовед во книговодство

Би сакала да започнеме со една едноставна и практична дефиниција на сметководството. Сметководството претставува евидентирање на економските трансакции на еден деловен субјект или институција и изработка на финансиски извештаи. Првиот дел од оваа дефиниција всушност го определува книговодството. Историски гледано, пред појавата на компјутерската технологија, деловните трансакции се евидентирале во книги, оттаму останал терминот книговодство, односно терминот дневник на книжење. Книговодството претставува само еден дел од сметководството, кој што се занимава со евидентирање на трансакциите во дневникот на книжење. Начинот на сметководствена евиденција е професионално и нормативно регулиран со строго определени правила и принципи. На овој час ќе се запознаеме со основните правила, кои мора да ги знаете и разбирате за да може да го совладате остатокот од сметководствената материја.

Трансакции за евидентирање

Почетниците сигурно се прашуваат кои економски трансакции треба да бидат предмет на евиденција? Тоа се трансакциите кои предизвикуваат промена во финансиската состојба на деловниот субјект, на пример:

• Набавка на возило за потребите на претпријатието;
• Пресметка и исплата на плати на вработените;
• Позајмување на средства од комерцијална банка;
• Продажба на производи;
• Издавање на хартии од вредност; и сл.

Сите овие трансакции треба да се евидентираат на соодветен начин, во соодветен временски период, во соодветен износ и на соодветно сметководствено конто. Контата на коишто се евидентираат трансакциите се утврдени со контен односно сметководствен план. Во сметководствениот план, контата се поделени во класи, согласно на видот на трансакции кои ги претставуваат и секое конто има посебен назив и број. Во бројот на контата тука нема да навлегуваме. Горенаведените трансакции би инволвирале повеќе конта, како: Транспортни средства, Обврски кон добавувачите, Обврски кон вработените за плати, Трошоци за плати, Парични средства, Обврски врз основа на заеми и кредити, Побарувања од купувачите, Приходи од продажба, Залиха на готови производи, Трошоци за продадени производи, Обврски по издадени хартии од вредност и сл.   

 

Сметките од контниот план

Контниот план ги опфаќа сите можни сметки на кои може да се евидентираат финансиските трансакции на деловните субјекти. Сметките во контниот план се обележени со три цифри и се поделени во десет класи, а секоја класа е поделена на неколку групи. Првата цифра го прикажува бројот на класата, втората бројот на групата, а третата редниот број на сметката во рамките на таа група. На пример, сметката 120 со назив Побарувања од купувачите од земјата е од класата број 1 со назив Парични средства, хартии од вредност, краткорочни побарувања и платени трошоци за идни периоди и пресметани приходи и подгрупата број 2 со назив Побарувања од купувачите. Третиот број нула покажува дека ова е прво конто во рамките на таа подгрупа, кое се однесува на купувачите од земјата. На овие часови нема да навлегуваме во броевите на контата, но важно е да ги знаете принципите на поставеноста на контниот план, и откако ќе научите што контата претставуваат, лесно ќе можете во контниот план да го најдете нивниот број. Контниот план може да го пронајдете и погледнете тука:  http://www.ujp.gov.mk/files/attachment/0000/0720/Pravilnik_za_smetkovostveniot_plan_i_sodrzinata_na_oddelnite_smetki_vo_smetkovostveniot_plan__174-2011.od_16.12.2011.pdf .

 

Принцип на двојно книговодство (должи-побарува)

Основен принцип за евидентирање на трансакциите во сметководството е принципот на двојно книговодство. Тој принцип ни укажува дека секоја трансакција се евидентира на најмалку две сметки односно сметководствени конта. Системот на двојно книжење подразбира и две страни на книжење кои се нарекуваат: должи и побарува, дебит и кредит или едноставно плус (+) и минус (-). Честопати промените во одредена сметка се изразуваат со термините одобрува (за книжење на позитивната страна на сметката) и задолжува (за книжење на негативната страна на сметката). Знам дека ова во почетокот може да биде збунувачко, па веднаш ќе се обидам да го објаснам со практичен пример. Да претпоставиме дека вие сте сметководител во некое претпријатие и на 10.02.16 се случиле два настана кои треба да ги евидентирате:

1. Купувач А ви уплатил 20.000 денари по основ на купени производи;
2. Вие сте му уплатиле на добавувачот Б 12.000 денари за набавени материјали;

При евиденцијата треба да се водите од следните правила:

• Секоја трансакција се книжи во посебен сметководствен став;
• Секој сметкодствен став го евидентира датумот на трансакцијата, називот на сметките и износот на трансакцијата;
• Секој сметководствен став вклучува минимум две конта (сметки);
• Салдото на секој сметководствен став треба да биде нула, односно левата и десната, позитивната и негативната страна мора да бидат еднакви.

Во случајов првата трансакција би требало да се евидентира на позитивната страна на сметката Парични средства бидејќи реално приливот од купувачите ги зголемил паричните средства, а на негативната страна треба да евидентирате промена на сметката Побарувања од купувачите. И на двете страни евидентираме по 20.000 денари, што значи дека салдото на сметководствениот став изнесува нула.

Со втората трансакција исплаќаме парични средства на одреден добавувач, што значи дека паричните средства ни се намалуваат, па вршиме книжење на негативната страна на оваа сметка, односно на страната побарува, а спротивното книжење го вршиме на сметката Обврски кон добавувачите, бидејќи реално со трансакцијата настанало промена на нашите обврски кон добавувачите. И на двете страни евидентираме по 12.000 денари, што значи дека салдото на сметководствениот став изнесува нула.

Доколку, по некоја основна логика, го прифатите книговодственото евидентирање на позитивната или негативната страна на одредена сметка како едноставно зголемување или намалување на тоа што таа сметката претставува, ќе погрешите. Имено, тоа важи само за одредени сметки и за тие е корисно да се применува. На пример, сметката Парични средства, којашто има доста промени е активна сметка, и навистина ако сме примиле пари, ќе книжиме на нејзината позитивна страна, зошто паричните средства реално се зголемиле. Но, сметката Обврски е пасивна сметка, и намалувањето на обрските се книжи на позитивната страна на оваа сметка, и обратно. Како што видовте од горенаведениот пример, со уплатата на добавувачот, нас всушност ни се намалија обрските кон него, а тоа намалување го книжевме на негативната страна на сметката Обврски.

Познавањето на разликите во видовите на сметки, коишто детерминираат на која страна (должи или побарува) се книжи намалување односно зголемувањето на одредена сметка е од исклучителна важност за разбирање на сметководството. За тие разлики ќе зборуваме подетално, откога ќе ги запознаеме основните финансиски извештаи.

 

Дневник на книжење

Како што кажавме погоре, книговодителот треба да ги евидентира економските трансакции кои предизвикуваат промена во финансиската состојба на деловниот субјект во Дневник на книжење. Дневникот на книжење има одредена форма и е составен од шест колони:

• Во првите две колони се евидентира датумот, односно редниот број за секој сметководствен став;
• Третата колона го содржи називот на контото кое се задолжува, односно одобрува, притоа прво се пишува контото на кое вршиме книжење од левата, односно позитивна страна, а под него се пишува називот на контото кое се задолжува. Називот на контата кои се задолжуваат се пишува малку подесно од контата кои се одобруваат;
• Четвртата колона се однесува на бројот, односно шифрата на контото според контниот план;
• Петтата колона ја презентира страната: должи т.е. дебит, односно позитивната страна на сметката;
• Шестата колона ја презентира страната: побарува т.е. кредит, односно негативната страна на сметката.

Поаѓајќи од овие правила, горенаведените настани ќе ги прикажеме во Дневникот на книжење на следниот начин:

Датум	Реден бр.	Назив на конто	Шифра	+	–
10.02.2016	1	Парични средства	100	20.000
		Побарувања од купувачите	120		20.000
10.02.2016	2	Обврски кон добавувачите	220	12.000
		Парични средства	100		12.000

Овие правила за евидентирање во Дневникот за книжење произлегуваат уште од времето кога дневниците се воделе рачно. Во денешни услови на компјутерско водење на сметководство, со специјализирани софтверски програми, секако дека дел од овие правила нема да ги применувате во практичната работа. Но, секој студент по сметководство, при совладувањето на сметководствената материја и полагањето на испитот по сметководство мора да врши сметководствена евиденција на деловните настани во Дневник на книжење со горенаведената форма. За полагање на испитот Основи по сметководство, колоната шифра треба да биде изоставена. И во овие лекции по сметководство ние нема да навлегуваме во шифрите од контниот план.

Сега кога ја научивме формата на Дневникот на книжење, ќе го поставиме прашањето кога и врз основа на што треба да извршиме евиденција на одредена финансиска трансакција во Дневникот. Настаните сметководствено се евидентираат врз основа на оригинални документи, коишто се одобрени од овластено лице од претпријатието (согласно прифатената процедура за одобрување) и со датумот на нивното настанување.

Односно трансакциите:

1. Купувач А уплатил 20.000 денари по основ на купени производи;
2. Вие сте му уплатиле на добавувачот Б 12.000 денари за набавени материјали.

ќе ги евидентираме врз основа на извод за состојба на сметката на претпријатието во одредена банка, којшто сме го добиле од овластената банка, со датум кога средствата легнале односно биле исплатени од банкарската сметка.

Покрај изводот како документи за евидентирање на трансакциите се среќаваат фактурите (за продажба или набавка), пописните листи, одлуки од управата, пресметки за плата и сл.

 

Главна книга и т-сметки

Откако ќе се завршат книжењата во Дневникот на книжење, тие треба да се пренесат во Главната книга. Во Главната книга се сортираат трансакциите по одредени сметки во т.н. т-сметки кои го добиле името по нивната форма (форма на буквата Т):

Т-сметката се пополнува на следниот начин: одозгора се пишува називот на сметката, левата страна ги презентира промените на страната должи, а десната страна промените на страната побарува.

За објаснување на т-сметките, ќе се послужиме со дневникот на книжење од претходната точка, и ќе ги префрлиме тие книжења во главната книга на т-сметки.

Датум	Реден бр.	Назив на конто	Шифра	+	–
10.02.2016	1	Парични средства	100	20.000
		Побарувања од купувачите	120		20.000
10.02.2016	2	Обврски кон добавувачите	220	12.000
		Парични средства	100		12.000

Од дневникот гледаме дека промени претрпеле три сметки што значи дека треба да изработиме 3 т-сметки.

 

 

Од прикажаните т-сметки ќе забележиме колку е едноставно нивното пополнување. Исто така ќе забележиме дека покрај промените кои настанале на левата и десната страна на сметките, треба да пресметаме и салдо како разлика меѓу збирот од левата и десната страна. Кај сметката Парични средства салдото се добива како разлика меѓу 20.000 и 12.000 денари и изнесува 8.000 денари, а кај останатите две сметки, кои претрпеле само една промена, салдото е износот на таа промена, односно салдото на с/ката Побарувања од купувачите е – 20.000, а салдото на с/ката Обврски кон добавувачите е 12.000.

Овој пример го давам само за да го разберете основниот принцип на пополнувањето на т-сметките. Инаку, с/ката Побарувања од купувачите не може никогаш да има негативно салдо, ниту пак с/ката Обврски кон добавувачите, позитивно салдо. Во случајов, би требало да има некоја почетна состојба која треба да ја наведеме во т-сметката, но тоа ќе го совладаме понатаму. За почеток е важно да знаете дека т-сметката ги регистрира сите промени во одредено конто, за одреден пресметковен период. Промените на страната должи се регистрираат на позитивната страна на т-сметката, а промените на страната побарува на негативната страна. Се пресметува салдо како разлика од збирот меѓу позитивната и негативната страна на т-сметката.

Салдата од одредени т-сметки понатаму се пренесуваат во финансиските извештаи.